El mundo esta cambiando todos los días. El cambio debe serpara beneficio de los seres humanos de la isla que necesitan mover la información rápidamente usando la tecnología como medio para comunicarse. La tendencia moderna es la de descentralizar los sistemas de gobierno y ponerlos a la disposición del pueblo con participación activa por medio de la tecnología. En Puerto Rico, se habla de mejorar modernizar las agencias para que funcionen mejor, pero las instituciones de la isla no quieren cambiar, sus reglas internas actuales evitan el cambio y la reingeniería de procesos y servicios.
Todavía en las agencia de gobierno se llenan formas de papel para solicitar servicios. ¿Alguien ha preguntado si todavía se necesita ese papel? ¿Esta duplicando sus documentos de papel cada agencia de gobierno municipal o estatal? ¿Tiene una serie de requisitos a sus clientes para recibir los servicios de la agencia de gobierno? Por décadas, las agencias de gobierno no han dado el paso hacia el futuro para reducir la burocracia y digitalizar todos los procesos y servicios.
Al comenzar una reingeniería hay que hacer ciertos ejercicios. Por ejemplo, para cada servicio gubernamental se debe hacer un diagrama de flujo donde se ponga cada proceso, quien o quienes están a cargo del proceso y la cantidad de tiempo que tarda conseguir ese servicio. Con los adelantos en el uso de programas de inteligencia artificial y sistema de datos automáticos, se pueden colapsar los papeles y las formas de cada departamento dentro de una agencia. Es absurdo que estemos usando papelpara obtener información de las transacciones. Ya en el resto del mundo moderno se ha descontinuado el uso de las formas de papel y se ha cambiado por el uso de tabletas y terminales con sistemas electrónicos que evitan la duplicidad y estándisponibles todo el tiempo. Lo electrónico no depende de un archivo arcaico de papel que se destruye, se pierde, y esta a riesgo de que alguien lo dañe o altere. En vez de tener varias tarjetas de identificación, se tiene una sola tarjeta con la información necesaria para solicitar servicios de las agencias de gobierno.
La idea mas importante de la reingeniería de una agencia no es mover a los trabajadores del gobierno de una agencia a otra agencia. La idea principal es la de reducir el numero de personas que trabajen en el gobierno que actualmente están haciendotrabajos repetitivos que no son necesarios.
La idea de una buena reingeniería de sistemas es la estudiar el propósito de la agencia y preguntarse si es necesaria la agencia y los servicios que ofrece. Si no cumple con los propósitos y objetivos por lo cual fue creada y si es un gasto que sigue incrementando sin dar algún benéfico a la gente, entonces debe eliminarse por completo. El crear capas burocráticas para velar que una agencia cumpla con la ley es otro absurdo que lo que hace es todo lo contrario. Una vez se sabe el proceso, se digitaliza y se le coloca una seguridad digital para evitar que sigan robando el dinero del pueblo.
No estamos fomentando que se despidan a los empleados. Simplemente, hay que re entrenar a los trabajadores para que sirvan en otra agencia o que puedan crear sus compañías y se unan al desarrollo de negocios nuevos para la isla y el mundo.
Puerto Rico no tiene un plan de gobierno comprensivo moderno para servir. Cada agencia trabaja como una pirámide aparte. Aun dentro de las agencias no se intercomunican. Lo que existe es un monstruo de oficinas con gente que operan como autómatashaciendo lo mismo desde hace tres décadas. Gastando el dinero gubernamental en administración que no le sirve a nadie y que cada día incrementa con menos servicios directos a la gente.
La Junta de Control Fiscal le ha obligado al gobierno a reducir sus gastos pensando que iban a reducir administración. Pero las agencias, lo que han hecho es reducir los servicios directos a las familias dejando los puestos administrativos intactos. La reingeniería puede identificar fácilmente todos los puestos no necesarios que pueden reducirse, automatizando las funciones y digitalizando los procesos y formas administrativas.
Si necesitan hacer un estudio de reingeniería se pueden comunicar con este servidor y con gusto le damos una idea de todo lo que se puede ahorrar en tiempo. Recuerde que el gasto del tiempo es gasto de dinero que se necesita para el futuro de Puerto Rico.
